Unidad 3 Tarea #1: Características de la correspondencia

Oficio

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. 

Características:

• El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
• El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
• Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
• Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
• El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
• Trata un solo asunto.
• Se escribe siempre a máquina.
• Se extiende en original y duplicado.

Partes.

Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año: Es la denominación que se le da al año actual.

Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración: En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

Carta

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre-impresos). 

Características psicológicas

•  Posee una actitud cortés y amable.
• Busca impresionar positivamente al destinatario.
• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
• Hay un receptor y un emisor.

Características formales

• Es larga y precisa.
• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
• Busca dar información completa.

Características lingüísticas

• Utiliza frases largas.
• Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
• Usa oraciones completas organizadas correctamente.
• No abrevia las palabras.
• Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
• Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Memorándum

Es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida.

Características de un memorándum

• Se redacta en tercera persona.
• Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
• Utiliza  la construcción positiva.
• No usa rodeos de palabras.
• Usa oraciones son directas y claras y cortas

Informe

Es un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.

Características de un informe

Tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.

• 1.    El informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
• 2.    El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.
• 3.    Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.

Circular

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Características que debe reunir una circular

·         Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

·         Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

·         Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.