Oficio
El oficio es un documento o comunicación escrita de
carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o
funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
Características:
- El
papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su
calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el
blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
- El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
- Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
- Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la
comunicación.
- El
estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y
cortés.
- Trata un solo asunto.
- Se escribe siempre a máquina.
- Se extiende en original y duplicado.
Partes.
Membrete:
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete,
lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre
de Año: Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar
y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar
de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración:
En esta parte se escriben los tres datos, al igual
que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida
del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación,
las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.
Destinatario:
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según
lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la
persona a quien se dirige.
Asunto:
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la
palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se
indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia:
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es
necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a
cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con
mayúscula y debajo del asunto.
Carta
Una carta es
un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente)
enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la
dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la
dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres
manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre-impresos).
Características
psicológicas
- Posee
una actitud cortés y amable.
- Busca
impresionar positivamente al destinatario.
- Busca
una reacción favorable a los intereses del remitente.
- Hay
un receptor y un emisor.
Características
formales
- Es
larga y precisa.
- Se
organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
- Busca
dar información completa.
Características
lingüísticas
- Utiliza
frases largas.
- Recurre
a un vocabulario exacto y cortés.
- Usa
oraciones completas organizadas correctamente.
- No
abrevia las palabras.
- Utiliza
una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
- Usa
elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.
Memorándum
Es un documento
escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El
objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se
define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que
trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida.
Características
de un memorándum
- Se redacta en tercera
persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
- Utiliza la construcción positiva.
- No usa rodeos de palabras.
- Usa oraciones son directas y claras y cortas
Informe
Es
un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un
proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se
ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se
le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa
final.
Características de un
informe
Tiene características propias que
la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela,
el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.
- 1. El informe es generalmente redactado para un
superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra
persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
- 2. El contenido del informe no depende de la elección
del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general
sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones,
estudios o labores realizadas por el informante.
- 3.
Admite
libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el
pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos,
documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.
Circular
Una
circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un
círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier
asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas,
gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales
eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en
consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para
comunicar noticias.
Características
que debe reunir una circular
·
Por la característica de este documento informativo, tendrá que
redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o
dificulten su comprensión.
·
Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
·
Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
