Unidad 3 Tarea #2: Oficio

Unidad 3 Tarea #1: Características de la correspondencia

Oficio

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. 

Características:

• El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
• El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
• Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
• Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
• El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
• Trata un solo asunto.
• Se escribe siempre a máquina.
• Se extiende en original y duplicado.

Partes.

Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año: Es la denominación que se le da al año actual.

Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración: En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

Carta

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre-impresos). 

Características psicológicas

•  Posee una actitud cortés y amable.
• Busca impresionar positivamente al destinatario.
• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
• Hay un receptor y un emisor.

Características formales

• Es larga y precisa.
• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
• Busca dar información completa.

Características lingüísticas

• Utiliza frases largas.
• Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
• Usa oraciones completas organizadas correctamente.
• No abrevia las palabras.
• Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
• Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Memorándum

Es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida.

Características de un memorándum

• Se redacta en tercera persona.
• Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
• Utiliza  la construcción positiva.
• No usa rodeos de palabras.
• Usa oraciones son directas y claras y cortas

Informe

Es un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.

Características de un informe

Tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.

• 1.    El informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
• 2.    El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.
• 3.    Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.

Circular

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Características que debe reunir una circular

·         Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

·         Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

·         Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Unidad 2 Tarea 6: Comunicación Afirmativa, no afirmativa

COMUNICACIÓN AFIRMATIVA

La comunicación asertiva se basa en transmitir de forma clara, concisa, rápida y con contundencia lo que queremos. La comunicación asertiva se basa en ser claro, contundente y directo haciendo entender al máximo nuestro mensaje de una forma clara con lo cual aumenta las expectativas de que el mensaje sea entendido y aceptado.

La comunicación afirmativa también previene conflictos, ayuda a disminuir los ruidos en la información transmitida, minimiza la pérdida de tiempo, establece relaciones más confiables, seguridad para ambas partes y asegura fluidez en las actividades.

10 consejos para practicar la comunicación afirmativa

La comunicación afirmativa exige práctica constante para el bienestar de los negocios. El presidente del IBC ofrece los siguientes diez consejos para incorporar esa práctica a la rutina y así impulsar el negocio.

• Sé claro y conciso, evitando el exceso de palabras

• Anota los tópicos sobre los que vas a hablar

• Anota lo que se ha dicho

• Usa un lenguaje adecuado

• Usa recursos visuales cuando sea posible

• Mantén atención al lenguaje corporal y úsalo a favor de tu mensaje

• Presta atención al escuchar

• Haz preguntas y responde de manera clara y directa

• Usa la empatía

• Busca el conocimiento. Cuanto más domines el tema, más afirmativo serás para transmitirlo.

Características de comunicación afirmativa.

1. Cuando miras a tu interlocutor estas mostrando interés y está actitud aumenta sustancialmente la confianza y cercanía
2. Ten una postura corporal abierta, ya que tu comunicación no verbal demuestra interés y sinceridad
3. Observa tus gestos y aprende a controlarlos, ya que los gestos adecuados te ayudan a dar énfasis a los mensajes que deseas reforzar
4. Fíjate en tus niveles de voz, ya que al modularla de una manera adecuada eres más convincente
5. Analiza cuánto tiempo escuchas y cuanto tiempo eres escuchado para aumentar la receptividad y el impacto
6. Identifica cuánto, cómo, cuando y donde intervienes, además observa la calidad de tus intervenciones en las conversaciones

COMUNICACIÓN NO AFIRMATIVA

La comunicación no afirmativa es la expresión de una actitud desequilibrada e inmadura y que oscila entre la agresividad y violencia,basados en fundamentos de mala comunicación.
en pocas palabras es no tener buena comunicación verbal ni de conducta,lo que conlleva a una comunicación que no es afirmada o aceptada..

Características de la comunicación no afirmativa.

No expresan abiertamente los sentimientos, pensamientos y deseos. Se intenta comunicarlos de forma indirecta o se expresan de forma autoderrotista, con culpa, incomodidad o inseguridad, asumiendo que las necesidades y creencias de los otros son más importantes que las propias, y esperando que los demás adivinen lo que se quiere o se siente.

Unidad 2 Tarea 4: Redes de comunicacion

Redes de comunicación

Las redes de comunicación se puede como aquellas estructuras formales creadas por las empresas para hacer llegar la información a sus miembros.

De la elección de una estructura óptima o no, dependerá la eficacia o no de los procesos de comunicación, repercutiendo de forma decisiva en el clima laboral de la empresa.

TIPOS DE REDES

Cadena. En este tipo de red, los miembros se traspasan la información mediante la interacción con los integrantes continuos (pares), pero sin embargo, el círculo no se llega a cerrar. Habitualmente, esta tipología se da en las instituciones castrenses o en organismos altamente jerarquizados.

Círculo. En este tipo de red, al igual que la anterior, la información se transmite por los pares, con la diferencia de que el círculo se logra cerrar, mejorando el grado de descentralización y aumentando el feedback o retroalimentación.

Estrella. Todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados y no existe contacto con los pares. Esta red suele darse en grupos de alta cohesión cooperativa y de bajo índice social.

Rueda. Éste es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de conducción de los flujos comunicacionales. Este tipo de red funciona operativamente en grupo de fuerte coherencia interna, con objetivos claramente delineados. Una desventaja que presenta este modelo, es que al ofrecer poco debate interno, se cae en un elevado índice de errores, ya que existe carencia de retroalimentación.

Todos los canales. Este modelos es el ideal, el de máxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una organización. En él, todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y superiores. Es el modelo utópico y democrático, que escasamente, se da en las organizaciones.

Unidad 2 Tarea 5: Empatía

Empatía

La empatía es la intención de comprender los sentimientos y emociones, intentando experimentar de forma objetiva y racional lo que siente otro individuo. La palabra empatía es de origen griego “empátheia” que significa “emocionado”.

La empatía hace que las personas se ayuden entre sí. Cuando un individuo consigue sentir el dolor o el sufrimiento de los demás poniéndose en su lugar, despierta el deseo de ayudar y actuar siguiendo los principios morales.

La persona empática se caracteriza por tener afinidades e identificarse con otra persona. Es saber escuchar a los demás, entender sus problemas y emociones. Cuando alguien dice "hubo una empatía inmediata entre nosotros", quiere decir que hubo una gran conexión, una identificación inmediata.

Empatía como valor

La empatía puede ser vista como un valor positivo que permite a un individuo relacionarse con las demás personas con facilidad, y agrado, siendo importante el relacionamiento con los otros para mantener un equilibrio en su estado emocional de vida.

Unidad 2 Tarea 3: Funciones de la comunicación

Funciones de la comunicación

La comunicación tiene cuatro funciones principales: Control, motivación, expresión emocional e información.

La comunicación actúa para controlar el comportamiento de los miedos. Las organizaciones tienes jerarquías de autoridad y reglas formales que se exigen acaten los empleados.

La motivación les aclara a los individuos, que deben hacer, que tan bien lo están haciendo y como podrían mejorar si su rendimiento fuera insatisfactorio.

La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por medio del cual los miembros expresan tanto sus frustraciones como sus sentimientos de satisfacción. Por tanto, ofrece un medio para su expresión emocional.

La comunicación proporciona información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, gracias a la trasmisión de los datos requeridos para identificar y elegir alternativas.

Unidad 2 Tarea 2: Comunicación formal e informal

Comunicación Formal

Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

Las relaciones formales

Se adopta esta comunicación entre los empleados, donde las relaciones formales han sido establecidas por la organización. El emisor y el receptor tienen algún tipo de relaciones organizacionales. La comunicación tiene que pasar a través de un canal definido al pasar de una persona a otra.

Mensaje Organizacional

Este canal tiene que ver con sólo los mensajes de organización autorizados y los mensajes personales están fuera de su jurisdicción.

Esfuerzo deliberado

Este canal de comunicación no se establece de forma automática, pero el esfuerzo tiene que ser hecho de su creación. Se decide teniendo en cuenta los objetivos de la organización.

Comunicación Vertical

La comunicación vertical es de los tipos siguientes:

Comunicación descendente

La comunicación por la alta jerarquía con sus subordinados se llama comunicación descendente. Esta comunicación incluye órdenes, normas, información, políticas, instrucciones, etc. La principal ventaja de la comunicación descendente es que los subordinados reciben información oportuna útil que les ayuda en el rendimiento de las tareas.

Comunicación ascendente

Esta comunicación se desprende de los subordinados a hacia los superiores. El objetivo es aportar sugerencias, reacciones, informes, quejas, etc. Este tipo de comunicación ayuda a los mandos altos en la toma de decisiones.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal nace cuando dos individuos del mismo nivel  realizan intercambio de información. Es utilizada por personas del mismo nivel jerárquico para resolver problemas de la organización, obteniendo un beneficio similar. Esta información incluye solicitudes, sugerencias, problemas mutuos e información relacionada con coordinación de grupos.

Comunicación en cadena

La comunicación en cadena se refiere a la comunicación entre un superior y un subordinado incluyendo a todas las personas que laboran en una organización.

Comunicación circular

Este tipo de comunicación tiene lugar entre los miembros de un equipo, cada uno de ellos puede comunicar con los miembros más cercanos.

Comunicación Free Flor

Supone que cada miembro del grupo puede hablar con todas las otras personas en el grupo.

Comunicación invertida

En esta forma de comunicación, un subordinado se le permite comunicarse con el jefe de su jefe. En esta forma de comunicación de los mensajes se mueven a una velocidad rápida.

Comunicación Informal

Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

La comunicación informal se refiere al intercambio de información de manera no oficial. Está basada en las relaciones informales:

• Amistad
• Pertenencia a un mismo club
• Mismos intereses

Está libre de todas las formalidades organizativas. El intercambio de mensajes informales generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos sociales, fiestas, etc.